En af vores kunder havde det problem at de havde flere afdelinger der alle selv skulle vedligeholde deres egen kalender. Disse skulle kunne ses alene og som én kalender.

Brugerne havde set forskellige løsninger, som de ikke var tilfredse med. Enten var de kompliceret eller det var ret bøvlet at arbejde med dem som web-kalendere. De ønskede en en nem og enkel løsning som ikke krævede for meget indlæring, da de ville bruge deres tid til deres kerneopgaver.

nemt. enkelt.

De kunne alle arbejde med Microsoft Excel og derfor var det nærliggende for os at vedligeholdelsen skulle ske herigennem. Vi udviklede et regneark hvor hver afdeling kunne udfylde sine aftaler og arrangementer i en simpel tabel. Da arrangementerne finder sted på forskellige lokationer har vi desuden tilføjet et ark til vedligehold af  lokationerne, så brugerne kan nøjes med at indtaste lokationen nummer – resten bliver hentet fra lokationernes ark.

Når arrangementerne er klar til hjemmesiden overføres de ved et enkelt klik på en knap. En makro overtager det nødvendige arbejde sammen med et script på hjemmesiden. Det giver hver afdeling fuld kontrol over deres arrangementer og gør vedligeholdelsen nem og enkel.

På hjemmesiden kan de besøgende så se hver afdelings kalender og se den samlede kalender, som de kan sortere og filtrere, så de nemt ser det de har behov for.

Kan også bruges i andre sammenhænge

Denne løsning kan også bruges i andre sammenhænge. Således havde en anden kunde behov for at præsentere en række kandidater på deres hjemmeside. Også her brugte vi et Excel-ark til at vedligeholde informationerne på kandidaterne, da vedligeholdelsen skulle være nem og enkel og uden programmering af en brugerflade.

Ud over at være perfekt til behandling af tal er Excel og et velegnet og udbredt værktøj til administration af data i tabelform. Jeg kan nemt tilføje og slette data og det er simpelt at sortere dem, så hvis du har mindre overskuelige mængder af data, som du vil holde styr på, så overvej at bruge Excel eller et andet regneark dertil.

Har du også savnet Nyt Dias under fanebladet Indsæt? Det samme gjorde Stephen Rindsberg. Han har programmeret en lille makro der sørger for at Nyt Dias nu også findes hvor de fleste forventer det. Du kan downloade makroen fra hans hjemmeside på adressen http://www.pptfaq.com/FAQ00960.htm.

Sådan installerer du makroen på din PC:

• Download makroen fra Stephen Rindsbergs hjemmeside og gem den på din PC
• Tilpas evt. sikkerhedsindstillingerne for makroer i MS-Office
• Klik på Officeknappen
• Klik på PowerPoint-indstillinger
• Klik på Tilføjelsesprogrammer i listen til venstre
• Vælg PowerPoint-tilføjelsesprogrammer i rullelisten Administrer (nederst i vinduet) og klik på Udfør…
• I den nye dialogboks klikker du på Tilføj ny…
• Find nu makroen DoNothing.ppam som du har gemt på din PC og klik på OK
• Luk dialogboksen

Nu har du fået tilføjet gruppen Dias under fanebladet Indsæt og du kan bruge funktionerne på samme måde som under fanebladet Startside.

Du kan afinstallere makroen igen ved at følge trin 2 to 5. I trin 6 markerer du i stedet for DoNothing i listen og klikker på Fjern.

Da jeg forleden skrev en mail i Outlook blev jeg noget irriteret over at min tekst forsvandt, efter jeg skiftede mailkontoen for afsendelsen – og teksten forblev væk da jeg skiftede tilbage, så jeg var nødt til at skrive hele mailen igen. Det er måske også noget som du har oplevet.

Nu har jeg fundet forklaringen hvorfor det skete og hvordan jeg kan undgå det:

Siden Outlook 2003 kan jeg oprette et signatur for hver konto som jeg har oprettet i Outlook. Skifter jeg så kontoen, så skifter også signaturet, så det svarer til kontoen. Ideen bagved kan jeg godt lide: Skriver jeg en mail som firma har jeg ét signatur og skriver jeg som formand i sportklubben, så kan jeg bruge et andet signatur. Det eneste jeg skal huske er at skifte den konto (knappen ligger under “Send”-knappen) med hvilken jeg afsender min mail – og hvis jeg ikke har oprettet et signatur til en konto så sletter den bare det signatur som stod der og så er det tomt – perfekt. Meeen – når jeg ved et uheld kommer til at skrive i signaturblokken og så skifter mailkontoen, så slettes også teksten i min meddelelse – for altid. Den kan heller ikke hentes tilbage med fortryd funktionen.

Jeg ser to muligheder hvordan dette kan undgås:

• Det nemmeste er at tilføje f.eks. “–” som den første linje i dit signatur. Så kan du nemt skelne imellem signaturblokken og din meddelelse. Du skal blot sørge for at skrive din meddelelse før de to streger.
  
• En anden mulighed er at skifte mailkontoen for afsendelsen som det allerførste inden du skriver din mail, men det kan nemt glippe på en travl hverdag …